【候補者・求職者向け】リファレンスチェックを依頼されたら。拒否はできる?誰に依頼すれば良い?

中途採用の選考において、候補者の実績や在籍期間、人物像などを前職や現職で一緒に働いている第三者から取得するリファレンスチェック。かつては外資企業で取得することが多かったリファレンスチェックですが近年、日系企業でも候補者にリファレンスを求める企業が増えてきています。
この記事では選考中に企業からリファレンスチェックを依頼された候補者・求職者向けに、リファレンスチェックの役割や事前に知っておくべきこと、注意したいポイントを解説します。

目次

  • リファレンスチェックってなにをするの?
  • 企業はリファレンスチェックで何を知りたい?
  • リファレンスチェックを受ける候補者のメリット
  • リファレンスチェックの流れ
  • リファレンスチェックは拒否できるのか?
  • 現職に勝手に連絡がいくことはあるのか?
  • リファレンスチェックの質問内容
  • 候補者・求職者としてリファレンスチェックを求められた時のポイント
  • まとめ

リファレンスチェックってなにをするの?

リファレンスチェックとは、中途選考において、候補者の実績や在籍期間、人物像などを前職や現職で一緒に働いている第三者から取得することを言います。書類や面接ではわからない情報を第三者から得ることで、企業の採用におけるリスクを軽減することが主な目的となります。 前職や現職の上司・同僚・部下がリファレンスの主な依頼先(推薦者)で、候補者から了承を得た上で、企業もしくは委託された外部業者が、直接電話やメールなどで依頼先(推薦者)にヒアリングします。リファレンスチェックを実施するタイミングは企業によって違いますが、内定の前後に本当に採用して問題がないか最終確認の為に行われることが多いです。 より多くの情報を取得しするために、候補者の働きぶりや人物像をよく知る上司・同僚・部下から二人以上取得することが多いです。

【図解】リファレンスチェックとは?メリットや質問内容、実施の流れを解説 | リファレンスチェックのback check(バックチェック) 近年、一人あたりの転職回数が増え、副業やフリーランスなど働き方が多様化しています。採用活動では従来の履歴書、職務経歴書から取得できる、所属企業の知名度や在籍期間、転職回数などはあまり意味を持たなくなり、採用を判断する情報として不足しています。その結果、これまで外資系企業では一般的だった「リファレンスチェック」が、日系企業でも注目されてきています。しかし、まだ「リファレンスチェックについてよく分からない」という人が多いのではないでしょうか。今回は、リファレンスチェックを実施するメリットや質問内容、流れについて図解で詳しく説明していきます。

企業はリファレンスチェックで何を知りたい?

企業がリファレンスチェックを行う主な目的は以下の通りです。候補者は目的を理解することで適切な情報を提供できる推薦者を選択するとよいでしょう。

経歴・職歴詐称の検知

書類や面接において、候補者が経歴・職歴などを誇張して申告していないかを確認する事が第一の目的です。申告情報に虚偽がないか一緒に働いた第三者に確認することで、経歴・職歴詐称を事前に検知します。書類や面接で虚偽の申告をしていなければ特に気にする事はありません。

候補者と企業とのミスマッチの軽減

履歴書、職務経歴書などの選考書類や面接でわかる情報には限界があるため、一緒に働いた第三者から実際の働きぶりや人物像などを聞くことで、自社のカルチャーとフィットするか、求めているスキル・人物像と合致しているかを確かめるためにリファレンスチェックを実施します。候補者としても選考を受けている企業が入社後に自分が活躍できるカルチャーかどうかをすり合わせる事ができます。

選考の効率化

リファレンスチェックを選考フローの序盤に実施することで候補者の選別をし、企業側の面接回数を削減する目的もあります。

入社後の活躍を促進する情報として活用

候補者の性格や価値観を知ることができるので、入社後のマネジメントの参考にする目的もあります。強みとなるスキルや不足しているスキルを入社前に把握できるので、候補者が入社後に活躍しやすい環境を用意しやすくなります。候補者としても等身大の自分を開示をすることで入社後の働きやすさに繋がるメリットがあります。

リファレンスチェックを受ける候補者のメリット

候補者の中には、現職や前職の上司から自分の実際の働きぶりを選考中の企業に共有される事に対して「良くない事を言われるのでは無いか」などネガティブな想像をするかたもいらっしゃるかもしれません。 確かにリファレンスチェックは虚偽情報の検知や選考の見極めに利用するイメージが強いので、「自分の弱みが暴かれるのでは無いか」「自分の事を疑がっているのではないか」と考えてしまいがちです。 しかし経歴詐称等をしていない前提であれば、リファレンスチェックを実施することは転職者にもメリットが多いです。メリットは次の通りです。

1.強みと弱みの両面を理解してもらうことで入社後の働きやすさが増す

リファレンスチェックでは候補者の弱みなどネガティブな情報だけではなく、強みや良い所、どんな環境でパフォーマンスが発揮しやすいかなど候補者のネガティブ・ポジティブ両面の理解が深まり候補者の素質が分かります。その結果、入社後の配置・初回業務の設計が最適化され適材適所な登用が可能となり、結果的に候補者の入社後の活躍が早まることが期待できます。

2.第三者の言葉を通じて自己をアピールすることができる

前職での実績や働きぶりには自信があるが、どうしても面接では緊張してしまう人は多いです。転職先に伝えたい自分の実績や働きぶりを第三者から裏付けしてもらえることは候補者にとっても大きなメリットになります。自分の口から言うと信憑性に欠けてしまうような自己PR情報も第三者からの声である方が客観性が増し、受け入れてもらいやすくなります。

3.入社後のカルチャーミスマッチが防げる

自身の行動特性を企業に理解してもらう事で、その企業で活躍する人材たり得る特性やカルチャーを持ち合わせているかを企業視点で確認してもらう事が出来ます。 結果的にカルチャーがミスマッチだと仕事の進め方が周囲と合わず成果が出しにくい環境で働くことになってしまうので、候補者にとっても入社前にカルチャーフィットを見極めてもらうことはメリットになります。

リファレンスチェックの流れ

リファレンスチェックの実施方法は、候補者自身がリファレンスの依頼先(推薦者)を指定する場合と、採用する企業が依頼先(推薦者)を探す場合の大きく2パターンあります。ここではそれぞれの流れを説明します。

候補者自身がリファレンスの依頼先(推薦者)を指定する場合

1. リファレンスチェック実施の説明を受ける

企業から候補者にリファレンスチェックの説明をし候補者はそれに承諾します。

採用した人が3ヶ月で離職した場合の目に見える損失

候補者が承諾する内容
  • 企業が候補者の前職の方から候補者の情報を提供してもらうこと
  • リファレンスチェック実施の目的
  • 候補者から依頼者(推薦者)に対して、リファレンスチェックでの情報提供について説明し同意を得ること

2. 依頼者(推薦者)の連絡先を伝える

候補者は依頼者(推薦者)に、自分が選考を受けている企業の採用担当者に電話番号やメールアドレスなどの情報を共有することを説明します。同意が得られたら企業に依頼者(推薦者)の連絡先を教えます。

候補者から一緒に働いた方へリファレンスチェックに協力してもらうことを同意してもらう 採用担当者に依頼者の連絡先を共有してもらう /div>

3. 企業と依頼者(推薦者)との日程調整がおこなわれる

企業から依頼者(推薦者)に日程調整の連絡をしリファレンスチェックを実施する日程が決まります。

依頼者と日程調整をする

4. リファレンスチェックを実施する

日程になったら企業から依頼者(推薦者)に連絡がいきリファレンスチェックを実施します。

リファレンスチェックを実施する

採用する企業が依頼先(推薦者)を探す場合

1. リファレンスチェック実施の説明を受ける

企業から候補者にリファレンスチェックの説明をし候補者はそれに承諾します。

採用した人が3ヶ月で離職した場合の目に見える損失

候補者が承諾する内容
  • 企業が候補者の前職の方から候補者の情報を提供してもらうこと
  • リファレンスチェック実施の目的
  • 候補者から依頼者(推薦者)に対して、リファレンスチェックでの情報提供について説明し同意を得ること

2. 依頼先(推薦者)を探す

企業が候補者の会社に直接電話するか、SNSやWebの情報を使って探す場合などがあります。

候補者から一緒に働いた方へリファレンスチェックに協力してもらうことを同意してもらう 採用担当者に依頼者の連絡先を共有してもらう

3. 企業と依頼者(推薦者)との日程調整がおこなわれる

企業から依頼者(推薦者)に日程調整の連絡をしリファレンスチェックを実施する日程が決まります。

依頼者と日程調整をする

4. リファレンスチェックを実施する

日程になったら企業から依頼者(推薦者)に連絡がいきリファレンスチェックを実施します。

リファレンスチェックを実施する

リファレンスチェックは拒否できるのか?

今の職場に転職活動をしていることを秘密にしているなどの理由でリファレンスチェックを実施されたくない場合があります。リファレンスチェックを拒否した場合、例えば以下のようなことを思われる恐れがあります。

  • 申告している学歴や職歴などの記載事項に詐称があるのではないか
  • 前職での実績や役割について実際よりも過大に申告しているのではないか
  • 不祥事やトラブルなどがあったのではないか

どうしても事情がありリファレンスを断る必要がある時には、妥当性のある理由を正直に話すのが良いでしょう。その際、「現職ではなく、前職や前々職、もしくは現職の取引先で有れば取得してもよい」「内定後であれば現職に取得してもらって構わない」など、代替案を提示できると後ろめたい理由で拒否するのでは無いことが伝わるでしょう。ただし、企業によっては内定の前にリファレンスの取得を必須としている企業もあるので、できる限り取得に協力するのが望ましいです。

現職に勝手に連絡がいくことはあるのか?

基本的に候補者の同意がなければ企業はリファレンスチェッを実施してはいけません。また、候補者が依頼先(推薦者)を指定するのが一般的ですので、選考中の企業が現職の上司や同僚を勝手に調べて連絡するのは考えにくいです。ただし、一部の企業ではSNSで社員と共通の友人を探して、候補者の評判を確認しようとする企業もおり、そのような調査に対して候補者が対策するのは難しいです。本人の同意なくリファレンスチェックをすることは個人情報保護法で禁じれられいますが、それを知らずに調査を実施する企業は少なからず存在するため注意が必要です。

リファレンスチェックの質問内容

リファレンスチェックの質問内容は大きく以下の3つに分類されます。

勤務関連

勤務関連での質問では、在籍期間や実績などについて書類や面接の内容に虚偽がないか確認します。

  • 在籍期間は◯年◯月から◯年◯月までと伺っておりますが、間違いはありませんか?
  • 役職・仕事内容・実績は合ってますか?
  • 遅刻や欠勤は多くありませんでしたか?

人物像

人物像の質問では、面接の限られた時間では分からないコミュニケーション能力や性格について確認し自社のカルチャーとマッチしているか確認します。

  • 候補者とはどのような関係性でしたか?
  • 周囲とのコミニュケーションはどうでしたか?
  • 仕事を進めるうえで、個人とチームどちらが合っていますか?
  • 候補者はどのような人物ですか?
  • また一緒に働きたいと思いますか?

スキル

スキルでの質問では、一緒に働いた第三者にしかわからない長所・短所、マネジメント能力などを確認します。

  • 長所・短所はなんですか?
  • 問題解決能力・意思決定能力はありましたか?
  • リーダーシップはありましたか?
  • 部下がいた場合、部下の教育はできていましたか?

候補者・求職者としてリファレンスチェックを求められた時のポイント

候補者としてリファレンスチェックを受ける際に注意したいポイントを紹介します。

適切な依頼先(推薦者)の選出

リファレンスチェックはネガティブチェックだけでは無く自分のポジティブな面を第三者の声を通じて企業に伝えるチャンスでもあります。依頼先(推薦者)を自分で選択できる場合は、できるだけ長く一緒にはたらいていて、自分の良い部分も悪い部分も理解しており、選考企業に適切な情報を伝えてもらえる同僚や上司を選ぶことが重要です。また、依頼先(推薦者)の役職が高いほどその情報の信頼性を高く見る企業は多いので依頼先の肩書は考慮したほうが良いです。また基本的に自分にポジティブな印象を持っている人を選んだ方が無難です。

依頼先(推薦者)に転職の目的を伝え丁寧に依頼をする

依頼先(推薦者)は貴重な時間を使って回答の協力をしてくれます。まずはリファレンスを回答してくれる依頼先(推薦者)に丁寧にお願いをしましょう。その上で今回の転職の目的や、今後どのようなキャリアを歩んで行きたいかなどの情報を共有することで、依頼先(推薦者)も企業から質問をされた時に話すべきポイントが整理しやすくなります。

依頼先(推薦者)にリファレンスチェックの目的と内容を伝える

回答を依頼する相手がリファレンスチェックについてよく知らない可能性もあります。リファレンスチェックの仕組みや回答の流れ、質問される可能性のある内容について上記を質問例を参考に依頼先(候補者)に共有しましょう。

まとめ

転職が一般化する中で、国内の企業でもリファレンスチェックを導入する企業は増えてくることが予測されます。

リファレンスチェックの取得に抵抗がある人もいますが、実際は候補者にとっても「企業に強みと弱みの両面を理解してもらうことで働きやすさが増す」、「第三者の言葉を通じて自己をアピールすることができる」、「入社後のカルチャーミスマッチが防げる」などメリットが多いです。

リファレンスチェックについての理解を深め、書類や面接で虚偽なく申告し、回答に協力してもらう依頼先(推薦者)を適切に選び、依頼先(推薦者)への事前説明を丁寧に行えばリファレンスの取得にあたり何も恐れる事はありません。 この記事がリファレンスチェックの理解の促進につながれば幸いです。