リファレンスチェックを拒否された場合どうする?拒否される理由や対策を解説

中途採用の選考において、候補者の実績や在籍期間、人物像などを前職や現職で一緒に働いている第三者から取得するリファレンスチェック。書類や面接ではわからない情報を第三者から得ることで、企業の採用におけるリスクを軽減するため導入する企業が増えてきています。

しかし、候補者や依頼者(推薦者)の同意を得ることができなければ、リファレンスチェックを行うことはできません。候補者の中には現職の上司や同僚に秘密にしながら転職活動を行っていたり、推薦者の中には候補者に辞めてほしくないなどの理由で協力をしてくれない人もいるでしょう。この記事ではリファレンスチェックを拒否される理由やその対策について解説します。

目次

  • リファレンスチェックを実施してもよいのか??
  • リファレンスチェックは拒否されることもある。その理由は?
  • リファレンスが取れない場合の対策
  • まとめ

リファレンスチェックを実施してもよいのか?

そもそもリファレンスチェックを実施してもよいのか?ですが、個人情報保護法に抵触しないように注意すればリファレンスチェックを実施すること自体に問題ありません。

個人情報保護法※1第23条には、第三者は本人の同意なしに個人データ*1を提供してはならない旨が記載されています。つまり、リファレンスチェックを実施することについて候補者本人に事前の同意を得なければ同法に抵触することになります。

個人データ*1...個人情報取扱事業者が管理する「個人情報データベース等(個人情報を含む情報の集合体を、コンピュータを用いて検索できるように体系的に構成したもの)」を構成する個人情報です。個人情報データベース等から紙面に出力され、印字された個人情報や、個人情報データベース等から外部記憶媒体に保存された個人情報などが該当します。

リファレンスチェックは違法ではない?関連する法律、トラブルを避ける為の注意点を紹介 | リファレンスチェックのback check(バックチェック) リファレンスチェックや、その他の採用調査を実施する上で配慮する必要のある法律や注意点について詳しく説明していきます。

リファレンスチェックは拒否されることもある。その理由は?

リファレンスチェックの拒否については以下のパターンが想定されます。

  • 1.候補者本人から拒否される
  • 2.依頼先(推薦者)から拒否される
  • 3.依頼先(企業)から拒否される

1. 候補者本人から拒否される

リファレンスの回答を頼める関係性の人がいない

リファレンスの回答を頼める関係性の人がおらずリファレンスを拒否される事があります。回答をしてくれる依頼先(推薦者)が指定出来ない理由としては以下の場合が考えられます。

  • 現職の上司や部下に転職活動をしている事を伏せている
  • 現職、前職の上司や部下と良好な関係が築けていなかった
  • 前職で良くない辞め方をしている

当然、これまでの職場で良好なコミュニケーションが出来ておらず同僚や上司に気軽に頼み事が出来ない場合や、業務で期待されたパフォーマンスが出せなかったり、トラブルを起こして信頼がない場合、リファレンスの回答を依頼できる人がいないことがあります。 リファレンスチェックを依頼する事で前職での信頼の有無をその取得の可否から垣間見る事ができます。

ただ、前職で理不尽な扱いを受けて辞めてしまったり、これまでに転職経験が少なく依頼先(推薦者)を指定出来ないなど、必ずしも候補者に問題があるわけではない場合もあり注意が必要です。候補者からリファレンスの取得を拒否された場合は、取得が出来ない理由を詳細に確認し、その理由に妥当性がある場合は無理にリファレンスを依頼することはせず、ケース面接やワークショップ面接、試用期間付きの採用など別の選考方法で候補者の評価を行うことをおすすめします。 また、リファレンスが取れない事について合理的な説明がつくのであれば、採用するリスクを考慮したうえで採用判断をしても良いでしょう。

経歴詐称をしている場合

また万一、候補者が書類や面接で虚偽の申告をしている場合、現職や前職の同僚や上司に連絡がいくため以下の虚偽が発覚する事を恐れ、リファレンスチェックを拒否する場合があります。
  • 学歴を詐称している
  • 前職での実績を実際よりも過大に申告している
  • 前職で役職についていないのに、役職についていたと虚偽の申告をしている
  • 不祥事やトラブルが原因で退職しているのにその事を隠している
  • 前職で短期間で職歴している事を隠して申告している

2.依頼先(推薦者)から拒否される

候補者が指定した依頼先(推薦者)だからといって必ずしもリファレンスを回答してもらえるとは限りません。候補者と依頼先(推薦者)の関係性によっては以下の理由で回答を断られる事があります。

1.候補者に退職してほしくない

候補者と現在一緒に働いている同僚や上司の場合、辞められると別の人員を採用をしなければならなかったり、候補者が優秀なため手放したくないなど、候補者に退職してほしくないことから、リファレンスに協力したくないという場合があります。

2.候補者との関係性が悪く候補者の転職活動に協力したくない

候補者から協力を依頼されたものの、候補者との関係性が良くないため転職活動に協力したくないという気持ちからリファレンスの回答を断られる事があります。

3.転職の合否に関わる重大な情報提供に関わりたくない

候補者にとって人生を左右する可能性のある転職選考において、自分の回答が参考情報になることの荷が重いと感じ、責任を回避したいという思いから回答を断られる事があります。

4.忙しくて回答に協力する時間がない

単純に仕事や家事などで忙しくリファレンスの回答に協力する時間が作れないため、回答を断られる事があります。リファレンスチェックは回答の信憑性と公平性を保つため回答への報酬は発生しないのが基本ですので回答の為にわざわざ時間をつくりたくないという依頼先(推薦者)は一定数存在します。

3.企業から拒否される場合

候補者が以前働いていた企業や組織にリファレンスチェックを依頼する場合、以下の理由から回答を断られる事が多いです。

  • 1.人事担当者が忙しくリファレンスの回答をしている工数を取りたくない。
  • 2.本人の同意を得ていれば、リファレンスを取得しても問題ないことを知らない。
  • 3.本人の同意を得ている事が本当か確認する手段が無かったり確認に工数が必要。
  • 4.万が一同意を取得した事が嘘だった時の個人情報流出のリスクを恐れている。
  • 5.候補者の退職について不満を感じており心理的に回答したくない。

外資系企業や金融機関のように業界内でリファレンスを取得する事が一般的になっている企業であれば、当然のように協力をしてくれる可能性がありますが、リファレンスチェックが慣習的に浸透していない業界の場合はそうでない企業も多いです。

また、企業によっては不用意にリファレンスの回答に協力しトラブルに発展をするリスクを回避するために一律にリファレンスを断るように人事部門に周知している場合もあります。

リファレンスが取得できない場合の対策

リファレンスチェックが出来ない候補者も存在する

前提として、リファレンスチェックの依頼は強制できるものではないため、候補者によっては取得が出来ない事があります。リスク管理の観点からリファレンスチェックを必須とするのであれば、リファレンスチェックができない場合は不採用とするしかありませんが、候補者によってはどうしても適切な推薦者を用意することができないという状況も考えられるため、候補者に事情を確認した上で柔軟に対応する必要があります。

今の上司や同僚以外の第三者からの取得を依頼する

今の職場には転職活動を秘密にしておりリファレンスチェックを依頼することが難しいという状況は少なくないでしょう。リファレンスの依頼先は可能な限り「今」一緒に働いている現職の上司や同僚であることが望ましいですが、どうしても依頼が難しい場合は、現職で以前一緒に働いていたが先に転職された上司や同僚など現職で以前一緒に働いていた方に依頼をすると良いでしょう。また過去に複数回転職をしている方であれば前職や全然職の上司からの取得を依頼であれば比較的取得がしやすい事が多いです。

取得方法を効率化し候補者と推薦者の負担を軽くする。

リファレンスチェックの実施フローを効率化し依頼者と推薦者の負担を少なくして取得の煩わしさを軽減する事でリファレンスを取得しやすくする方法もあります。依頼先(推薦者)の中には単純に業務時間中に電話をする時間が確保出来ない人や回答のドキュメントを作成するのが煩わしい人もいるので、回答する時間がリファレンスの取得方法はこれまで電話やメールが一般的でしたが、最近ではWebシステムを使ったリファレンスチェックも増えおり、オンラインで簡単に取得する仕組みも存在します。
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リファレンスチェック以外で雇用前に候補者を評価する

どうしてもリファレンスチェックの実施が難しい場合、ワークサンプルテストや入社体験制度を設けリファレンス以外で候補者を評価する事もできます。

ワークサンプルテストとは、選考を受けている候補者が入社後に担当することになる業務に近い業務を実際にテストとして実施してもらいその遂行能力を確認することをいいます。通常、半日〜1日の体験入社や、課題を割り振り遠隔で対応してもらう事で実施します。企業としては実際の業務遂行のアウトプットを確認することができますし、候補者としても採用後の業務を体験する事ができるので、入社後のミスマッチの防止にも有効です。

ワークサンプルテストや体験入社を設けている事例

Google
ワークサンプルテストを実施している企業として最も有名なのがGoogleです。Google元人事担当上級副社長のラズロ・ボック氏は著書の中で次のように述べており、ワークサンプルテストが職務能力を正しく判断する手法において最も有効であるとしています。

「ある人の職務能力を予測するための最善の指標は、ワークサンプルテストである。これは、採用された場合に担当する職務に似た仕事のサンプルを応募者に与え、その出来栄えを評価するものだ」

ヘイ株式会社

キャッシュレス決済サービス「Coiney」とオンラインショップ開設・運営サービス「STORES.jp」の開発、提供しているヘイ株式会社ではエンジニアの入社体験制度を実施しています。 口頭の説明では伝えきれない社風や社内文化、開発体制などを体験してもらい、入社後に「思っていたのと違う!」というミスマッチをなくしたいという想いから、ミーティングへの参加、SlackやQiitaの日常やりとりの体験、チームランチを通じて社風や社内文化、開発体制を体感することができます。

Chatwork株式会社

クラウド型ビジネスチャットツール「Chatwork」を開発・運営しているChatwork株式会社では、エンジニアの1日体験入社を行っています。 体験入社では、入社後に実際に働くサーバーサイド開発部で1日を過ごし、オフィス見学や、課題の実施による開発環境の把握、メンバーとのランチを通じて、スキルとカルチャーのマッチングを入社前に確かめることができます。

まとめ

国内でも実施する企業が増えてきたリファレンスチェックですが、その仕組みを知らずに戸惑う人や、リファレンスチェックが選考に不利益になることを恐れて理由をつけて拒否をする候補者は一定数存在します。回答を頼まれた依頼先もどのように回答をしたらよいかがわからなかったり、リファレンスチェックの回答を一律で拒否している企業も少なくなくありません。

たまたま前職の上司や同僚との相性や悪いなどやむを得ない事情からリファレンスを取得出来ない事もあるため、現職の上司や同僚以外の第三者からリファレンスの取得を依頼したり、候補者や推薦者の依頼や回答の煩わしさを軽減するためにオンラインリファレンスチェックサービスを利用してリファレンスを取得する際の作業を減らし候補者や依頼先(推薦者)の負担を軽くすることでリファレンスの取得確率を高めることが出来ます。

back checkは応募者本人が前職関係者の中からリファレンス回答者を自ら選び、オンライン上で簡単に回答していただけるため、依頼からの回答率は90%を超える取得率を実現しています。

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