リファレンスチェックは違法ではない?関連する法律、トラブルを避ける為の注意点を紹介

中途採用の選考において、面接や書類だけで候補者を見極めることは難しく「実は問題を抱えている人物を採用してしまった」「採用後に早期離職してしまい新たに採用しなければいけなくなった」ということは少なくありません。このような課題を解決する為に、最近では候補者と企業のミスマッチを避ける目的でリファレンスチェックを実施する企業が増えています。

ただ、「リファレンスチェックを実施することで個人情報に関する法律に抵触するのではないか」など不安に思う採用担当者は多いです。

本記事ではリファレンスチェックや、その他の採用調査を実施する上で配慮する必要のある法律や注意点について詳しく説明していきます。

目次

  • リファレンスチェックとは?
  • リファレンスチェックに違法性はあるか
  • 採用調査全般を規制する法律とは
  • 違法性の無いリファレンスチェックを実施するには?
  • リファレンスチェックでトラブル避ける為の注意点
  • 採用調査全般でトラブルを避ける為の注意点?
  • SNS伝いで勝手にリファレンスを取得するのは違法?
  • まとめ

リファレンスチェックとは?

リファレンスチェックとは、中途採用の選考において、候補者の実績や在籍期間、人物像などを前職や現職で一緒に働いている第三者から取得することを言います。書類や面接ではわからない情報を第三者から得ることで、企業の採用におけるリスクを軽減することが主な目的となります。

前職や現職の上司・同僚・部下がリファレンスの主な依頼先(推薦者)で、候補者から了承を得た上で、企業もしくは委託された外部業者が、直接電話やメールなどで依頼先(推薦者)にヒアリングします。リファレンスチェックを実施するタイミングは企業によって違いますが、内定の前後に本当に採用して問題がないか最終確認の為に行われることが多いです。

リファレンスチェックの図 リファレンスチェックの図
【図解】リファレンスチェックとは?メリットや質問内容、実施の流れを解説 | リファレンスチェックのback check(バックチェック) 近年、一人あたりの転職回数が増え、副業やフリーランスなど働き方が多様化しています。採用活動では従来の履歴書、職務経歴書から取得できる、所属企業の知名度や在籍期間、転職回数などはあまり意味を持たなくなり、採用を判断する情報として不足しています。その結果、これまで外資系企業では一般的だった「リファレンスチェック」が、日系企業でも注目されてきています。しかし、まだ「リファレンスチェックについてよく分からない」という人が多いのではないでしょうか。今回は、リファレンスチェックを実施するメリットや質問内容、流れについて図解で詳しく説明していきます。

リファレンスチェックに違法性はあるか

リファレンスチェックをする際に気をつけなければならないのが個人情報保護法に抵触していないかという点です。

個人情報保護法※1第23条には、第三者は本人の同意なしに個人データ*1を提供してはならない旨が記載されています。つまり、リファレンスチェックを実施することについて候補者本人に事前の同意を得なければ同法に抵触することになります。

実際、電話で前職に問い合わせる形のリファレンスチェックでは、候補者本人の同意が確認できない限り情報提供を拒否するように依頼先の企業内で指導されていることも多いです。

個人データ*1...個人情報取扱事業者が管理する「個人情報データベース等(個人情報を含む情報の集合体を、コンピュータを用いて検索できるように体系的に構成したもの)」を構成する個人情報です。個人情報データベース等から紙面に出力され、印字された個人情報や、個人情報データベース等から外部記憶媒体に保存された個人情報などが該当します。

採用調査全般を規制する法律とは

リファレンスチェック以外にもバックグラウンドチェックなど様々な採用調査がありますが、職業安定法※2第5条の4では、「採用活動において個人情報を収集する際は、収集できる情報に制限がある」として採用調査における収集情報について制限しています。

また労働省の指針では、以下の個人情報の収集は、本人の同意を得るか、本人から直接情報提供がない限り原則認められないとしています。

1. 人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事項

家族の職業、収入、本人の資産などの情報 容姿、スリーサイズ等差別的評価につながる情報

2. 思想及び信条

人生観、生活信条、支持政党、購読新聞・雑誌、愛読書

3. 労働組合への加入状況

普段の勤務態度や勤怠について、過去の勤務先の上司や同僚に電話やWebのアンケートフォームなどで確認します。誰宛に確認をするかを候補者が指定できる事もあり一般的にリファレンスチェックと呼ばれています。

上記の情報を本人の同意無く収集し、違反行為をした場合は、職業安定法に基づく行政指導や改善令等の対象となる場合があります。改善命令に違反した場合は、罰則(6ヶ月以下の懲役又は30万円以下の罰金)が課せられる場合もあります。

第三者からのリファレンスチェックにおいても上記の情報を本人の同意無く収集することが無いよう、質問の設計には注意する必要があります。

違法性の無いリファレンスチェックを実施するには?

違法性が無いようにリファレンスチェックを実施するには下記の正しいフローに基づき、個人情報保護法や職業安定法に抵触する事が無いように取得することが重要です。

1.候補者にリファレンスチェック実施の同意をとる。

候補者がリファレンスチェックという言葉を知らない可能性もあるため、実施の目的や調査方法を分かりやすくまとめたものを候補者に渡すなどして実施するリファレンスチェックについての十分な理解と実施への同意を得てください。 また、企業が調査会社に調査を委託する場合は、調査の委託先に候補者の情報を提供することについても候補者本人から同意を得る必要があります。 候補者から取得した同意のエビデンスは必ず保管することを忘れないようにしましょう。

2.本人から依頼先(推薦者)を指定してもらい実施する。

同意を得た後に、候補者本人からリファレンスをお願いする依頼先(推薦者)を選んでもらいます。依頼先(推薦者)が確定したら、電話番号やメールアドレスなどの情報を提供してもらい連絡をします。候補者から依頼先(推薦者)の個人情報をもらう際にも事前に同意を取り付ける必要があります。依頼先(推薦者)に対しても、候補者と同じようにリファレンスチェックについて丁寧な説明を行い、依頼先(推薦者)が疑問や不信感を抱かないようにすることが重要です。

リファレンスチェックでトラブル避ける為の注意点

候補者本人の同意を得て違法性がないとしても、注意をしなければトラブルや問題になるケースがあります。例えば、内定後にリファレンスチェックを実施し、内定を取り消す場合です。 面接や選考書類の情報に虚偽が見つかった場合、その内容によっては内定の取り消しを検討すると思います。しかし、内定を出した時点で候補者と企業の間で労働契約が成立したとみなされるため、契約を解除するためには重大な経歴詐称があったなど合理的な理由が必要となります。

つまり、リファレンスチェックで虚偽が見つかったからといって、どのような理由でも内定を取り消せるわけではないということです。万が一虚偽が見つかり内定の取り消しを検討する場合は、その都度、法律の専門家へ相談することをおすすめします。

採用調査全般でトラブルを避ける為の注意点

  • 企業が調査会社に調査の代行を依頼し、調査会社が職業安定法に反して情報収集した場合、調査会社の不適切な情報収集によって、依頼元の企業に責任が及ぶ可能性があります。 また、本人に無断で候補者の情報を調査会社に提供することは個人情報保護法で禁止されているため、調査の委託先についても候補者に知らせる必要があります。
  • 候補者本人から調査の同意を得ていたとしても、候補者の現職の勤務先に本人に不用意に調査の電話をかけたことで候補者が転職活動をしていることが現職の関係者に発覚し、トラブルが起きるなどの事例もあります。その後、転職しづらくなった候補者から内定が辞退されてしまう可能性もあり、適切な調査方法とはいえません。

SNSで知り合い伝いにリファレンスチェックを実施するのは違法?

以外と知られていませんが、facebookやtwitterで候補者との共通の友人を探し候補者の同意なくSNSを利用して候補者の知り合いからリファレンスを取得したり、知り合いを伝って候補者のアカウント情報を無断で閲覧することはプライバシーの侵害や個人情報保護法に抵触する可能性があります。意図せず職業安定法で収集が制限されている情報を本人に無断で入手する可能性もあり、発覚した場合はトラブルに発展する可能性があるので実施しないようにしましょう。

まとめ

  • リファレンスチェックを含め様々な採用調査では、個人情報保護法に抵触しないよう本人の同意を得た上で調査を実施する必要がある。
  • 調査の同意を得た上で「職業安定法」や「労働省の指針」に抵触しないよう、取得する情報の内容に注意することが重要である。

back check(バックチェック)では、リファレンスチェックをWeb上で候補者の情報を登録するだけで、簡単・低価格で実施できます。導入企業様が個人情報保護法に該当しないよう入念に設計されており、実施経験がない方や、利用方法や運用に不安をお持ちの方にも、簡単な操作ですぐにご利用いただけます。