【推薦者向け】リファレンスチェックの回答を頼まれたら?回答する際のポイントを解説

中途採用の選考において、候補者の実績や在籍期間、人物像などを前職や現職で一緒に働いている第三者から取得するリファレンスチェック。この記事では同僚や知人からリファレンスチェックの回答を依頼された推薦者・向けに、リファレンスチェックの役割や回答にあたって事前に知っておくべきこと、注意したいポイントを解説します。

目次

  • リファレンスチェックとはなにか
  • 企業はリファレンスチェックで候補者の何を知りたい?
  • リファレンスチェックの質問内容と回答のポイント
  • リファレンスチェックの流れ
  • リファレンスチェックの質問内容
  • 推薦者が回答するときの注意点
  • まとめ

リファレンスチェックとはなにか

リファレンスチェックとは、中途採用の選考において、候補者の実績や在籍期間、人物像などを前職や現職で一緒に働いている第三者から取得することを言います。書類や面接ではわからない情報を第三者から得ることで、企業の採用におけるリスクを軽減することが主な目的となります。 前職や現職の上司・同僚・部下がリファレンスの主な依頼先(推薦者)で、候補者から了承を得た上で、企業もしくは委託された外部業者が、直接電話やメールなどで依頼先(推薦者)にヒアリングします。リファレンスチェックを実施するタイミングは企業によって違いますが、内定の前後に本当に採用して問題がないか最終確認の為に行われることが多いです。 より多くの情報を取得しするために、候補者の働きぶりや人物像をよく知る上司・同僚・部下から二人以上取得することが多いです。

【図解】リファレンスチェックとは?メリットや質問内容、実施の流れを解説 | リファレンスチェックのback check(バックチェック) 近年、一人あたりの転職回数が増え、副業やフリーランスなど働き方が多様化しています。採用活動では従来の履歴書、職務経歴書から取得できる、所属企業の知名度や在籍期間、転職回数などはあまり意味を持たなくなり、採用を判断する情報として不足しています。その結果、これまで外資系企業では一般的だった「リファレンスチェック」が、日系企業でも注目されてきています。しかし、まだ「リファレンスチェックについてよく分からない」という人が多いのではないでしょうか。今回は、リファレンスチェックを実施するメリットや質問内容、流れについて図解で詳しく説明していきます。

企業はリファレンスチェックで候補者の何を知りたい?

企業がリファレンスチェックを行う主な目的は以下の通りです。回答の協力を依頼された推薦者は企業の目的を理解することで適切な情報提供を心がけましょう。

経歴・職歴詐称の検知

書類や面接において、候補者が経歴・職歴などを誇張して申告していないかを確認する事が第一の目的です。候補者が書類や面接で虚偽の申告をしていなければ問題になることはないので、推薦者は自分の認識している候補者の経歴、職歴について正直に回答をしましょう。

候補者と企業とのミスマッチの軽減

履歴書、職務経歴書などの選考書類や面接でわかる情報には限界があるため、一緒に働いた第三者から実際の働きぶりや人物像などを聞くことで、自社のカルチャーとフィットするか、求めているスキル・人物像と合致しているかを確かめる目的でリファレンスチェックを実施します。候補者としても選考を受けている企業が入社後に自分が活躍できるカルチャーかをすり合わせる事ができるので推薦者は自分が知っている候補者の働きぶりや人物像を正直に回答しましょう。

選考の効率化

リファレンスチェックを選考フローの序盤に実施することで候補者の選別をすることができるので、面接の回数を削減する目的もあります。

入社後の活躍への活用

候補者の性格や価値観を知ることができるので、入社後のマネジメントの参考にする目的もあります。強みとなるスキルや不足しているスキルを企業が予め把握し、入社後に活躍しやすい環境を用意することができるので、推薦者は候補者の等身大の姿を伝える事を意識し、企業と候補者との間で入社後のギャップをが生じないように注意しましょう。

リファレンスチェックの流れ

リファレンスチェックの実施方法は、候補者自身がリファレンスの依頼先(推薦者)を指定する場合と、採用する企業が依頼先(推薦者)を探す場合の大きく2パターンあります。

ここではそれぞれの流れを説明します。

候補者自身がリファレンスの依頼先(推薦者)を指定する場合

1. リファレンスチェック実施の説明を受ける

企業から候補者にリファレンスチェックの説明をし候補者はそれに承諾します。

採用した人が3ヶ月で離職した場合の目に見える損失

候補者が承諾する内容
  • 企業が候補者の前職の方から候補者の情報を提供してもらうこと
  • リファレンスチェック実施の目的
  • 候補者から依頼者(推薦者)に対して、リファレンスチェックでの情報提供について説明し同意を得ること

2. 依頼者(推薦者)の連絡先を伝える

候補者は依頼者(推薦者)に、自分が選考を受けている企業の採用担当者に電話番号やメールアドレスなどの情報を共有することを説明します。同意が得られたら企業に依頼者(推薦者)の連絡先を教えます。

候補者から一緒に働いた方へリファレンスチェックに協力してもらうことを同意してもらう 採用担当者に依頼者の連絡先を共有してもらう

3. 企業と依頼者(推薦者)との日程調整がおこなわれる

企業から依頼者(推薦者)に日程調整の連絡をしリファレンスチェックを実施する日程が決まります。

依頼者と日程調整をする

4. リファレンスチェックを実施する

日程になったら企業から依頼者(推薦者)に連絡がいきリファレンスチェックを実施します。

リファレンスチェックを実施する

採用する企業が依頼先(推薦者)を探す場合

1. リファレンスチェック実施の説明を受ける

企業から候補者にリファレンスチェックの説明をし候補者はそれに承諾します。

採用した人が3ヶ月で離職した場合の目に見える損失

候補者が承諾する内容
  • 企業が候補者の前職の方から候補者の情報を提供してもらうこと
  • リファレンスチェック実施の目的
  • 候補者から依頼者(推薦者)に対して、リファレンスチェックでの情報提供について説明し同意を得ること

2. 依頼先(推薦者)を探す

企業が候補者の会社に直接電話するか、SNSやWebの情報を使って探す場合などがあります。

候補者から一緒に働いた方へリファレンスチェックに協力してもらうことを同意してもらう 採用担当者に依頼者の連絡先を共有してもらう

3. 企業と依頼者(推薦者)との日程調整がおこなわれる

企業から依頼者(推薦者)に日程調整の連絡をしリファレンスチェックを実施する日程が決まります。

依頼者と日程調整をする

4. リファレンスチェックを実施する

日程になったら企業から依頼者(推薦者)に連絡がいきリファレンスチェックを実施します。

リファレンスチェックを実施する

リファレンスチェックの回答依頼は拒否できるのか?

仕事が忙しく時間がない、依頼者の転職に協力したくないなどの理由でリファレンスチェックの回答依頼を断りたい場合があるかもしれません。

もちろんリファレンスチェックへの回答は任意ですので事情がある場合は断っても問題ありません。また時間がない中で回答をすることで詳しい事まで話す時間がなく回答の内容が適当になってしまうと、リファレンス情報の価値が下がってしまうため、候補者にとっても企業にとっても良い事が無く、正直に事情を話して回答を断るのが良いでしょう。

ただし、候補者からの依頼に一度承諾を受けた後で、企業からの連絡に無対応だったり、約束した回答の時間を破ったり、期限までに回答の対応をしなかったりすると候補者の選考スケジュールに影響を与えるため、一度承諾した回答依頼に対しては期限通りに対応するとよいでしょう。

リファレンスチェックの質問内容

リファレンスチェックの質問内容は大きく以下の3つに分類されます。

勤務関連

勤務関連での質問では、在籍期間や実績などについて書類や面接の内容に虚偽がないか確認します。

在籍期間は◯年◯月から◯年◯月までと伺っておりますが、間違いはありませんか? 役職・仕事内容・実績は合ってますか? 遅刻や欠勤は多くありませんでしたか?

人物像

人物像の質問では、面接の限られた時間では分からないコミュニケーション能力や性格について確認し自社のカルチャーとマッチしているか確認します。

候補者とはどのような関係性でしたか? 周囲とのコミニュケーションはどうでしたか? 仕事を進めるうえで、個人とチームどちらが合っていますか? 候補者はどのような人物ですか? また一緒に働きたいと思いますか?

スキル

スキルでの質問では、一緒に働いた第三者にしかわからない長所・短所、マネジメント能力などを確認します。

長所・短所はなんですか? 問題解決能力・意思決定能力はありましたか? リーダーシップはありましたか? 部下がいた場合、部下の教育はできていましたか?

リファレンスチェックの回答に協力するときの注意点

1. 嘘や過大な評価をしないようにする

つい候補者のことをより良く話した方が良いのでは無いかと考えてしまう推薦者の方も中にはいるかも知れません。

確かに、候補者の魅力を伝える事で、一度選考から外れた候補者がリファレンスチェックの回答結果が魅力的で、再び選考ルートに乗り内定が出るということもありますし、逆にリファレンスの回答によって、候補者が申告していた内容が過大だったことが分かったり、同僚や上司からの評判が芳しく無く不合格になってしまうなど、選考に影響を与える事もあります。

ただ、事実と異なることや思ってもいないことを語るのは、候補者が入社したあとにトラブルや苦労を生む事になり、企業にとっても候補者にとってもメリットがありません。回答を頼まれた方は、相手が新しい機会をつかもうとしていることを応援しつつも、候補者が入社した後に活躍し続ける事を前提に、嘘や過大申告はせず、自分の知っている候補者の姿を伝えることをおすすめします。

2. 候補者との業務について具体的なエピソードを交えて語る

候補者と自分との関係性や一緒にどのような仕事をしていたかを事前に簡単に振り返っておくと良いでしょう。候補者の詳細な業務内容が分からない場合には社内の近い関係で働いていた同僚に仕事内容について軽く照会しておくのヲ】おすすめします。 また、回答の際には候補者の人間性や実績が分かる具体的なエピソードを交えて話すと、選考企業の担当者も一緒に働くイメージが湧き、有益な情報として候補者の理解が早まります。

3.社内用語を使わないように注意する

候補者の業務内容について説明する際、つい一般的ではない社内用語などを使ってしまいたくなる事があるかもしれません。社内用語では相手の企業に伝わりにくい情報になってしまうため、社外の人でも分かるような一般的な用語に翻訳して説明をすると良いでしょう。

まとめ

中途選考でリファレンスチェックを実施する企業が増える中で突然部下や同僚からリファレンスチェックへの回答協力を求められる事は今後ますます多くなるでしょう。

リファレンスの回答結果が選考の合否に関わる可能性もあり、回答を依頼された推薦者は責任重大だと感じてしまうかもしれません。ただ、あくまでリファレンスの回答は、候補者が選考で申告している内容の裏付けや、普段の働きぶりの確認ですので、無理に候補者の事を良く語ろうとする必要はありません。

候補者の転職の成功はその企業への入社ではなく、入社後その企業でいかに活躍できるかです。候補者の転職が本当の意味で成功するように正直な回答を心がけましょう。